Prohlášení o ochraně osobních údajů

Publikováno: 30.1. 2018

Vážení zákazníci,

zákon o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb. v aktuálním znění a nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – GDPR) chrání Vaše práva v souvislosti se zpracování Vašich osobních údajů.

Vaše práva budou nejlépe ochráněna, když je budete znát, a každý, kdo s Vašimi osobními údaji nakládá, Vás bude informovat o rozsahu a účelu tohoto zpracování. Ke splnění povinností výše uvedené legislativy jsme vytvořili tento dokument, jehož cílem je Vás informovat o zásadách přijatých naší společností pro ochranu Vašich osobních údajů a o rozsahu a účelu jejich zpracování.

Naše společnost poskytuje tyto základní služby, pro jejichž plnění Vaše osobní údaje potřebujeme:

• HR poradenství pro oblast rozvoje zaměstnanců,
• školení a tréningy,
• vedení strategických workshopů,
• koučing,
• diagnostiku a to jak on-line, tak off-line.

Při všech těchto službách nevyhnutelně přicházíme do styku s osobními údaji klientů a jsme vůči nim buď v postavení správce, nebo zpracovatele osobních údajů.

Našimi základními hodnotami jsou:

• důvěra – vzájemnou důvěrou dosahujeme společné výsledky,
• energie – to, co děláme, děláme s radostí a energií,
• přínos – naším měřítkem je Vás úspěch.

Abychom si Vaši důvěru zasloužili a dlouhodobě uchovali, abychom neohrozili Váš úspěch, musíme nejen poskytovat kvalitní služby, ale i zajistit důvěrnost všech informací, které si mezi sebou vyměňujeme, a to nejen informací o osobních údajích. Podstata naší práce vyžaduje dodržování vysokých etických standardů jak v oblasti rozvoje lidí, tak zejména v oblasti psychodiagnostiky.

Proto:

• zpracováváme jen ty osobní údaje, které jsou pro danou službu nutné,
• služby, při nichž dochází k předání rizikových nebo citlivých osobních údajů nebo údajů důvěrných poskytujeme na základě smluv, které nás zavazují jak k mlčenlivosti, tak k ochraně těchto informací,
• po uplynutí reklamační lhůty od provedení služby, Vaše osobní údaje vymazáváme,
• v našich smlouvách vymezujeme dobu, po kterou budou Vaše data ukládána (jsou nutná pro sledování změn na základě tréningu nebo programu, porovnání výsledků testů s výsledky v minulosti) a vy můžete kdykoli požádat o jejich výmaz,
• o době uložení Vašich osobních údajů rozhodujete vy, pokud tuto dobu nestanoví zákon, (Vaše údaje nemůžeme vymazat, jsme-li ze zákona povinni je po určitou dobu archivovat)
• nikdy nepoužíváme Vaše osobní údaje k jinému účelu, než ke splnění dodávané služby nebo k účelu, ke kterému jsme od Vás získali souhlas, případně ke splnění zákonné povinnosti,
• nikdy o Vás nerozhoduje automat; počítačový program, ani Vás automat neprofiluje,
• máme vypracovanou politiku ochrany osobních údajů a politiku bezpečnosti, které dodržujeme,
• zabezpečení našeho informačního systému pravidelně kontrolujeme a bezpečnostní záplaty nebo upgrady implementujeme v co nejkratším čase po jejich vydání,
• Vaše kontaktní údaje máme uloženy v systému CRM a přístup k nim je řízen přístupovými právy,
• informace o výsledcích testů, diagnostiky nebo informace potřebné pro kouče, ukládáme na šifrovaný disk, ke kterému mají přístup jen specializovaní konzultanti,
• dozvíme-li se o změnách Vašich kontaktních údajů, bez zbytečného odkladu je aktualizujeme,
• pokud přenášíme citlivé osobní údaje nebo údaje, jejichž únik by představoval pro naše klienty významné riziko, přenášíme je v šifrované podobě,
• máme vypracovány postupy pro jednotlivé případy zpracování osobních dat i případy narušení jejich ochrany,
• se všemi subkontraktory uzavíráme smlouvy o mlčenlivosti a ochraně osobních údajů,
• dbáme na to, aby jak naši zaměstnanci, tak i klíčoví subkontraktoři byli pravidelně školeni v problematice zpracování osobních dat a jejich ochrany.

Podrobnější informace k jednotlivým službám, jsou uvedeny v příslušné smlouvě nebo obchodních podmínkách dané služby.

Účely a doba zpracování osobních údajů

Základními účely zpracování Vašich osobních údajů svěřených těmto webovým stránkám jsou tyto:

• Zodpovězení vašeho dotazu, podnětu, nebo stížnosti kdy Vaše osobní údaje vyplněné do formuláře budou použity výhradně pro zodpovězení Vašeho dotazu a budou do 60 dnů po ukončení komunikace k danému dotazu nebo podnětu vymazány. Dotaz a odpověď mohou být anonymizovány a zobecněny a použity v sekci Často kladené dotazy.
• Reakce na Vaši poptávku. V tomto případě budou Vaše osobní údaje zpracovávány za účelem jednání vedoucím k uzavření smlouvy. Nedojde-li k uzavření smlouvy do jednoho roku od zahájení komunikace, budou Vaše osobní údaje vymazány.
• V některých případech Vás žádáme o vyplnění Vašeho jména a příjmení, přestože by bylo možno zpracovat daný požadavek jen na základě poskytnuté mailové adresy. Například odpovědět na dotaz. Poskytnutí Vašeho jména a příjmení nebo telefonu nám umožní s Vámi efektivněji komunikovat, identifikovat Vás při komunikaci (např. můžeme při telefonátu ověřit, jestli jste to opravdu Vy – chybu v telefonním čísle můžete udělat stejně tak Vy, jako náš pracovník), a tak předejít tomu, že by se Vaše údaje dostaly k někomu jinému a poskytnout Vám lepší službu. Vyplnění těchto údajů je dobrovolné a jejich vyplněním nám sdělujete, že si efektivnější způsob komunikace přejete.

Jste-li nebo stanete-li se naším zákazníkem, jsme povinni vést Vaše fakturační údaje a uchovávat účetní doklady, které je obsahují po dobu 10 let. Jsme také oprávněni Vás informovat o novinkách a službách souvisejících s produktem nebo produkty, které jsme Vám dodali.

Cookies

Informace k cookies používaným na těchto webových stránkách jsou zde: https://www.imagelab.eu/cookies

Kdo může vidět Vaše údaje?

K vašim datům, která zadáte do formulářů na našich webových stránkách, mohou kromě našich zaměstnanců přistoupit i pracovníci IT společnosti, která webové stránky provozuje a spravuje. K datům formulářů, které jsou vytvářeny pomocí služby společnosti Google (některé přihlašovací formuláře na akce) může přistupovat tato společnost. Odkaz na zásady ochrany osobních údajů společnosti Google je zde: https://cloud.google.com/security/gdpr/

K datům v našem interním systému může v případě servisního zákroku přistoupit správce systému, který správu systému poskytuje na základě smlouvy jako službu. Tento správce nemá přístup k souborům uloženým v zašifrované oblasti disku.

Vaše práva ve vztahu k Vašim osobním údajům, jsou zde.

Kde můžete uplatnit Vaše práva?

Své požadavky na základě Vašich práv zakotvených v GDPR nebo dotazy na zpracování Vašich osobních údajů můžete klást prostřednictvím mailové adresy imagelab@imagelab.eu.

Kontakt na nás:

IMAGELAB s.r.o.

Mobil: +420 731 450 497

Jednatelem společnosti je MUDr. Vratislav Kalenda a lze jej kontaktovat mailem na imagelab@imagelab.eu.

Roli konzultanta pro ochranu osobních údajů pro naši společnost plní společnost

POWER PATTERNS s.r.o.

kontaktní mail: privacy@powerpatterns.cz

​

Na tento kontakt se můžete obrátit v případě, že budete považovat námi poskytnuté informace za nedostatečné nebo neúplné, nebo budete mít jakoukoli výhradu ke způsobu, jakým jsou Vaše osobní údaje zpracovávány nebo jak jste o jejich zpracování informováni.

Máme-li o Vaší totožnosti pochyby, jsme oprávněni učinit kroky k jejímu ověření. Toto opatření chrání Vás i nás. Předchází tomu, aby na podanou žádost dostal odpověď někdo, komu obsah odpovědi nenáleží.

Podrobnější informace o GDPR a Vašich právech včetně aktualit z této oblasti naleznete na GDPR na ÚOOÚ.

Aktualizace

Protože se oblast ochrany osobních údajů a legislativa tuto oblast upravující dynamicky vyvíjí, budeme pravidelně kontrolovat soulad těchto zásad s legislativou a zavedenou praxí a na základě těchto kontrol může dojít k aktualizaci tohoto textu.

​​

Zpracování osobních údajů při poskytování služeb společnosti ImageLab s.r.o.

1. Úvod

Tento dokument popisuje, jaké osobní údaje jsou zpracovávány v jednotlivých službách společnosti Image Lab s.r.o, účel a právní důvod jejich zpracování a dobu, po kterou jsou uchovávány.

Zpracování dat je popsáno pomocí strukturovaných tabulek, zachycujících výše uvedené údaje ve vztahu k dodávce dané služby nebo produktu. V rámci plnění jedné smlouvy může být poskytováno několik služeb např. koučing i diagnostika.

Samostatně je oddělen proces objednání a fakturace služeb, který je všem službám společný. Data potřebná pro objednání a fakturaci poskytovaných produktů a služeb se pak v kartách jednotlivých produktů a služeb neobjevují, pokud nejsou použita k jinému účelu.

Bude-li do dodávky služeb naší společnosti zapojena třetí strana, budete na tuto skutečnost upozorněni a identifikace této třetí strany Vám bude sdělena.

V našich smlouvách jasně deklarujeme, komu jsou výsledky služeb poskytovány. Například v rámci služby HR poradenství mohou být výsledky zjištění při pohovoru s uchazečem nebo jeho testování sdělovány zodpovědnému pracovníkovi/pracovníkům objednatele. O tomto faktu informujeme i posuzovaného uchazeče, pokud již prokazatelně nedisponuje touto informací od objednatele.

Objednávky a fakturace služeb

Proces objednání, nasmlouvání a fakturace služeb je společný všem našim službám, proto je popsán samostatně.

​​

Marketing a sdílení

Proces zpracování osobních údajů pro účely marketingu je společný pro všechny poskytované služby. Platí zásadě, že bez souhlasu subjektu údajů nemohou být jeho osobní údaje pro účely marketingu použity.

Máme, tak jako většina komerčních společností, zájem propagovat své služby. K tomu používáme jak naše webové stránky, tak sociální sítě, zejména Facebook. I zaměstnavatelé účastníků našich školení mají zájem na tom, propagovat skutečnost, že jsou školení nebo tréningy, případně další služby, které zajišťujeme, zaměstnancům nebo partnerům poskytovány.

Za účelem propagace můžeme pořizovat v průběhu našich akcí fotografie účastníků, v některých případech (např. teambuilding) video. Tyto fotografie nebo videa pořizujeme vždy pouze se souhlasem účastníků. V rámci souhlasu je uveden přesný rozsah zpracování, ke kterému dáváte souhlas včetně informace o tom, zda mohou být fotky a videa poskytnuty zaměstnavateli, který akci objednal.

Fotografie a videa mohou být poskytnuty i účastníkům akce.

Již při pořizování fotografií a videí pro účely marketingu nebo sdílení s účastníky budeme dbát na to, aby ti, kteří nechtějí být foceni nebo natáčeni, měli možnost být mimo záběr. Stane-li se, že přesto vzniknou fotografie nebo videa, na kterých se vyskytnou účastníci, kteří neposkytli souhlas s jejich pořízením, budou tyto fotografie/videa vymazány nebo z nich bude účastník odstraněn, bude-li to možné. Alternativním postupem je rozostření obličeje a postavy těch účastníků, kteří s focením/natáčením nesouhlasili.

Souhlasy budou archivovány po dobu 3 let od doby, kdy bude ukončeno užití foto, video dokumentace k propagačním údajům využito.

Kopie souhlasů účastníků budou, v případě, že si objednatel vyžádal foto nebo video dokumentaci akce, předány objednateli spolu s fotkami nebo videi zpracovanými dle výše uvedených pravidel.

V případě, že spolu s požadavkem na foto nebo video dokumentaci akce objednatel naší společnosti doručí souhlasy účastníků s tímto typem dokumentace akce, nepořizujeme souhlasy vlastní a tyto souhlasy archivujeme po dobu tří (3) let z důvodů možných kontrol podmínek pořízení dokumentace.

Foto a video dokumentaci pořízenou výhradně za účelem dokumentace průběhu akce a účasti účastníků nebo dokumentaci, ke které dali účastníci souhlas jen objednateli akce pro jeho využití, do 30 dnů po předání objednateli akce vymažeme.

Služby Image Lab:

​

Diagnostika

V rámci diagnostiky pořizujeme jak záznamy z rozhovorů s diagnostikovaným, tak záznamy z pozorování v rámci hodnocení plnění úloh, které jsou diagnostikovanému zadávány. Jako další diagnostické prostředky používáme testy a hodnocení pomocí on-line aplikací společností Thalento a Applifting s.r.o.

Společnost Thalento se sídlem Corda Campus – Corda 6 | Kempische steenweg 293/35
3500 Hasselt, Belgie, (tel: +32 11 28 62 42, mail: info@thalento.com) poskytuje na svém portále www.thalento.com služby testování výkonnosti, kompetencí, kognitivní testy a testy schopností, které využíváme při poskytování našich služeb. Tuto společnost v ČR zastupujeme, proto můžete svou komunikaci směřovanou na tuto společnost adresovat nám a vést ji v jazyce českém.

Podmínky zpracování osobních údajů portálem Thalento jsou uvedeny zde: https://www.thalento.com/cz/zprava/thalentos-gdpr-compliance-plan-1/

Pro testování 360° zpětné vazby používáme pro nás speciálně vyvinutý portál Team Spirit dostupný na adrese www.teamspirit.cz, který pro nás vyvinula společnost Applifting s.r.o., Vítkova 439/21, 186 00 Praha 8, jejímž jednatelem je Vratislav Kalenda (tel: +420 773 033 300, mail: vrata.kalenda@applifting.cz). Tato společnost na základě smlouvy zajišťuje i provoz tohoto portálu, a tedy její specialisté v případech, kdy potřebují z provozních důvodů kontrolovat logy nebo operace systému mohou vidět vaše osobní údaje.

Podmínky zpracování osobních údajů portálem Team Spirit jsou uvedeny zde: https://www.imagelab.eu/gdpr

Vaše osobní údaje potřebné pro poskytnutí služby buď zadáváte do portálu sami, nebo je poskytnete nám, případně Vašemu oddělení vzdělávaní nebo HR. Následně jsou do portálu zadány naším pracovníkem nebo pracovníkem odboru vzdělávání či HR.

Výstupy hodnocení Team Spirit 360° jsou anonymizovány. Ve výstupním reportu nejsou uváděni respondenti, ale jen jejich skupiny. Proto doporučujeme vytvoření dostatečně velkých skupin.

Průzkumy

Pro průzkumy vzdělávacích potřeb, instrukce ke kursům nebo průzkumy názorů používáme aplikaci na portálu www.SURVIO.com vyvinutou a provozovanou společností Survio s.r.o., Hlinky 995/70, 603 00 Brno  mail: support@survio.com).

Obchodní podmínky této společnosti naleznete zde:  Survio – Obchodní podmínky.

Zásady ochrany osobních údajů naleznete zde: Survio – ochrana soukromí.

Výstupy průzkumů z této aplikace jsou anonymizovány – neobsahují osobní údaje jen statistiky a grafy. V případě registrovaného sdělení je výstupem seznam uživatelů, kteří potvrdili příjem sdělení. Administrátor studie má k dispozici přehledový seznam toho, kdo na dotazník odpověděl a kdo ne.